«GTD», método de productividad y gestión del tiempo

CuadernoGTD

¡Hola! ¿Qué tal va todo? Espero que tu respuesta haya sido: ¡Genial! Sea como sea, está a punto de mejorar… Hoy te traigo un método de productividad que estoy empezando a aplicar y que ¡es una maravilla!

Se trata del GTD, que responde a las siglas en inglés de «Getting things done». En español significaría algo así como «tener las cosas hechas». Es un método de productividad y gestión del tiempo que te ayudará a organizarte mejor y ser más efectivo en el trabajo y en tu vida en general.

El autor del método se llama David Allen y publicó su libro «Getting things done» en 2001. Desde entonces, su éxito ha ido en aumento, teniendo millones de fans y seguidores de su método por todo el mundo. La genialidad del mismo radica en que funciona por fases, y destierra la forma tradicional de gestionar nuestro tiempo (la implementación de prioridades según importancia y urgencia).

El primer principio (y más importante) parece muy sencillo, pero en la práctica no lo es tanto: se trata de apuntar todo lo que tienes pendiente de hacer y todo aquello que debas recordar. Desde lo más pequeño al proyecto más extenso, todo. La explicación de la importancia de apuntar todo es que nuestra mente (o «método de memoria interno») no está preparada para recordar; la mente interpreta las cosas que sabes y recuerdas, y nunca puedes fiarte al 100% de tu memoria, ya que el cerebro a veces inventa situaciones que nunca han ocurrido, u olvida de forma deliberada parte de una información importante. Además, la mente no sabe cuándo debe recordar, y es probable que lo haga en un momento y lugar en el que no te sirva de nada. Seguro que te ha pasado ya, que tu mente te juegue malas pasadas. Por todo ello necesitas liberar tu cabeza de aquellas cosas que debes «recordar» para empezar a «hacerlas», y eso solo es posible si apuntas todo en un «sistema de memoria externo y fiable».

Puedes utilizar una agenda, un cuaderno, el calendario o el bloc de notas de tu móvil… Podrías elegir un cuaderno hecho con hojas sueltas y sujetas con una pinza (la llamada «hipster PDA»), o en un cuaderno con las hojas blancas de pizarra para escribir y borrar (yo lo utilizo y es una pasada, puedes buscarlo en internet). Elige el que prefieras, aunque solo debes usar uno de ellos. El método no funciona si apuntas las cosas cada vez en un sitio, ya que necesitas poder fiarte al 100% de tu sistema de memoria, sabiendo con seguridad que no está incompleto.

Esta primera fase se llama «recopilar» y te permite tener todas tus tareas y recordatorios en un único lugar. Después de escribir cada actividad pendiente, dedícale un momento a pensar cuáles son las acciones necesarias para completarla. Por ejemplo, tu tarea pendiente puede ser entregar un informe en tu trabajo. Escribe cada paso de esa tarea, muy detalladamente, separando cada uno para hacerte una idea real y general del trabajo pendiente. Necesitarás recabar la información, mandar e-mails, pedir presupuestos, compararlo con otros informes anteriores, hablar con algunos compañeros, recopilar toda la información, y finalmente redactar el informe y entregarlo.

Todo esto deberá ser organizado en fases posteriores, aunque ya hablaremos de ello; comienza apuntando todo lo que tienes pendiente de hacer y comprueba cada día, varias veces, tu sistema fiable de memoria externa. Este simple ejercicio es el primer paso del GTD y sirve para darte una idea global de tu recién iniciado sistema de productividad. ¡No es tan sencillo como parece! Pruébalo y dinos qué tal te ha funcionado, y la semana que viene añadimos la siguiente fase, «procesar«. ¡Ánimo!

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2 comentarios sobre “«GTD», método de productividad y gestión del tiempo

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