«Procesar», segunda fase del GTD

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La semana pasada empezamos a hablar del método GTD en este post, explicando en qué consiste y cómo su puesta en funcionamiento puede mejorar tu productividad y tu gestión del tiempo.

Hablamos de la primera fase, que se llama «recopilar» y que se basa en recoger y apuntar todas las acciones que debes realizar y todos los eventos o cosas que debes recordar. Si lo leíste la semana pasada y comenzaste a aplicarlo, seguro que ya empiezas a notar sus efectos. Una buena recopilación inicial en la que apuntes todo lo que tienes pendiente a nivel personal, laboral y virtual puede llevarte entre 6 y 8 horas según los expertos. Si lo has hecho en 30 minutos… ¡No es suficiente! Vuelve a darte una vuelta por tu casa, revisa tus proyectos, siéntate a pensar en tus tareas pendientes, y pasa al siguiente nivel cuando lo tengas.

La segunda fase, de la que hablaremos hoy, se llama «procesar» y tiene 4 reglas importantes:

No puedes saltarte ningún elemento, debes procesarlos en el orden en el que están en tu lista.

  • Debes procesar un elemento a la vez, no empieces con el siguiente elemento hasta haber terminado de procesar el anterior.
  • Una vez que el elemento abandona la bandeja de entrada, no vuelve a ella bajo ningún concepto. Hay elementos que pueden darte pereza, pero debes procesarlos.
  • Cada vez que proceses tu bandeja de entrada, debes dejarla vacía. No significa que hayas terminado todas las acciones, pero sí que has procesado todos los elementos de tu bandeja.

En GTD, «procesar» significa, primero, decidir si cada elemento o tarea requiere alguna acción. Por ejemplo,  si tienes que pedir una cita al dentista, debes hacer la llamada y eso es accionable. Si el elemento que tienes es una información, un número de teléfono que necesitarás más adelante, o algo que no puedas hacer ahora, entonces no es accionable.

Si el elemento no necesita una acción:

  • Si realmente no necesitas la información que estabas guardando, elimínala. Todo lo que puedas encontrar en algún sitio de forma rápida (en internet, en tus correos) no necesita ser guardado. Esto incluye tus apuntes de la carrera, publicidad, artículos, números de teléfono… Cualquier cosa innecesaria, a la basura. Más espacio en tu oficina, en tu casa y en tu vida.
  • Los elementos de los que no vas a encargarte de momento, tienes que clasificarlos en una carpeta llamada «algún día/tal vez«. Puedes incluir aquí los proyectos que harás algún día, como aprender inglés, o viajar a Nueva York. Debes revisar a menudo tu carpeta de «algún día/tal vez» para decidir qué hacer con los elementos que hay en ella: tirarlos a la basura o decidir que ya es hora de que pasen a ser elementos accionables.
  • Algunos elementos no necesitan niguna acción pero deben ser guardados para el futuro, ya que no podrás encontrarlos en ningún otro sitio. Estos elementos debes clasificarlos en la carpeta «referencia«. Aquí irán los contratos que estén en vigencia, los seguros, las facturas que puedas necesitar, y algunos documentos que te puedan servir en algún momento. Cuidado, no vayas a guardarlo todo aquí: muchas de las cosas que querrías archivar, ¡deben ir a la basura!

Si el elemento necesita una acción:

  • Piensa si puede hacerse en menos de 2 minutos. Si es así, hazlo inmediatamente (recuerda el post de esta semana, el «método de los 2 minutos»).
  • Si no puede hacerse en 2 minutos, necesitarás procesar más a fondo el elemento o la acción, y hablaremos de ello en el próximo post de GTD. De momento no te preocupes y aprende los pasos anteriores.

Bueno, pues ya tienes tarea. El próximo post de GTD, aviso, es el que viene con más trabajo. Aprenderemos qué hacer con los elementos que necesitan más tiempo, y veremos cómo organizarnos entre nuestro cuaderno de «recopilar» y nuestra agenda o calendario. ¡Un saludo!

www.sinhaberloplaneado.com

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