Seguimos con la fase «procesar» del GTD (II)

carpetasGTD

¡Buenos días a todas/os! Espero que hayas podido leer el artículo de hace unas semanas en el que explicaba qué es el GTD y cuál es su primera fase (puedes leerlo aquí) y el artículo posterior en el que explicaba en qué consiste la segunda fase, «procesar» (y que puedes leer aquí).

Si lo has leído, hará dos semanas que llevas a la práctica las primeras fases del GTD, y estarás notando ya que tu vida está más organizada y serena. Es una cuestión científica: dejar de preocuparte por lo que debes recordar hace que tengas menos estrés, y apuntar todas las acciones que debes llevar a cabo hace que lo hagas de forma más efectiva.

Además, ya sabes «procesar», o al menos en parte. Recuerda que debes hacerlo en orden, no debes saltarte ningún elemento, no pueden volver a la bandeja de entrada y debes dejarla vacía al terminar de procesar. Los elementos no accionables deben terminar en la basura o en una carpeta de «algún día/tal vez» o «referencia». Los elementos accionables deben realizarse inmediatamente si se hacen en menos de 2 minutos, o procesarse más a fondo si son más largos. Aquí nos quedamos la semana pasada, y desde aquí continuamos hoy.

Estamos por tanto con elementos accionables que tardan más de 2 minutos en realizarse. La primera pregunta que debes hacerte es: ¿es una acción simple o compleja? La diferencia es que una acción simple es solo una acción, y una acción compleja es un proyecto formado por múltiples acciones.

  • Proyectos: Son elementos accionables complejos, formados por varias acciones. El primer paso es decidir cuáles son las acciones simples en las que se divide el proyecto, de forma ordenada. Si la primera acción simple es un elemento que puede hacerse en menos de 2 minutos, hazlo inmediatamente. Si no, se trata de una acción simple que deberá seguir los pasos que explico a continuación. Haz lo propio con cada elemento del proyecto (hacerlo directamente o procesarlo como veremos a continuación) hasta que hayas terminado tu proyecto.
  • Acciones simples: El siguiente paso para procesar acciones simples de más de 2 minutos de duración, es pensar si es algo que debes hacer tú mismo/a.
    • Si la respuesta es NO, debes delegar esa acción y pasarla a una carpeta llamada «a la espera»; debes revisar esta carpeta a menudo para supervisar el trabajo de la otra persona, o recordarle que debe informarte del resultado de esa acción.
    • Si la respuesta es SI, debes hacer tú mismo/a esa acción. La siguiente pregunta sería «¿se trata de una acción con fecha y hora, o puede ir a la carpeta «acciones siguientes»?
      • Si el elemento o acción tiene fecha y hora (como una cita, una tarea específica, una reunión, etc) debes añadirla inmediatamente a tu agenda. Añade solo aquello que tenga fecha y hora, todo lo demás debe permanecer en otras carpetas. Mantén de esta forma tu agenda limpia y ordenada.
      • Si el elemento no tiene fecha y hora, añadelo a una carpeta llamada «acciones siguientes«. Divide esta carpeta en áreas: hogar, oficina, recados en la calle, emails, llamadas, ordenador, web. Estas áreas son flexibles y puedes adaptarlas a tus necesidades, pero son una buena base con la que empezar.

¡Pues ya está! Ya hemos terminado, no ha sido para tanto. Vamos a hacer un pequeño resumen, sobre todo de las carpetas que debes tener; en el gráfico aparecen como cuadros verdes:

graficoGTD

El paso siguiente, «organizar», trata de tener la agenda ordenada para que sea útil y sencilla de usar, y de cómo ir haciendo paso a paso las acciones de tu carpeta «próximas acciones». Si todo lo anterior lo tienes interiorizado (es lo más complejo del sistema) ya solo te falta hacer lo que tienes apuntado, sin saltarte nada y con orden y organización. En unas semanas serás una persona experta en productividad, ¡Ánimo y a por ello!

www.sinhaberloplaneado.com

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